Considerando a evolução da profissão, as novas demandas da área e as inúmeras tarefas de responsabilidade da secretaria escolar, podemos considerar as seguintes atividades de rotina:

• Cumprir as regras e procedimentos estabelecidos pela instituição.

• Manter a integridade do arquivo ativo e inativo dos estudantes, facilitando o acesso rápido e preciso de informações.

• Comprometer-se com a manutenção e atualização dos dados cadastrais dos alunos e de seus responsáveis.

• Oferecer aos órgãos públicos, estaduais e federais, as informações cadastrais, prezando pela integridade e veracidade desse conteúdo.

• Organizar os processos de aproveitamento de estudos por meio de Equivalência, Classificação ou Reclassificação de estudantes.

• Ter conhecimento dos diversos sistemas e ferramentas digitais com os quais é preciso lidar diariamente e sugerir atualizações para que funcionem e se adaptem às necessidades e à realidade da instituição na qual trabalha.

• Compartilhar informações com os seus parceiros de setor, estabelecidas pela legislação vigente ou pela instituição, com o objetivo de melhorar a comunicação e alinhar os procedimentos, oferecendo os esclarecimentos necessários para a resolução de situações que demandam respostas concretas e objetivas.

• Registrar as situações que surgirem e disponibilizar as soluções definidas mantendo o registro das decisões ao alcance da equipe da secretaria.

• Organizar o espaço físico da secretaria de maneira que seja possível localizar e consultar as informações sobre a vida escolar e os registros cadastrais dos alunos com rapidez, mantendo sigilo e discrição no manuseio e divulgação desses dados.

• Procurar tornar o ambiente de trabalho na secretaria agradável, organizado e solidário, auxiliando outros setores quanto ao esclarecimento de dúvidas e oferecendo informações educacionais claras e objetivas.

 

Além do cumprimento de todas as rotinas, o gestor escolar deverá possuir habilidades para o atendimento aos pais, alunos e professores, estando disposto a auxiliá-los no que for necessário. Ele tem o compromisso de conferir os documentos legais e dados escolares impressos nos certificados, históricos, declarações e diversos documentos emitidos pela secretaria, pois, além de assiná-los juntamente com o diretor, é a pessoa de sua confiança e, como tal, deve zelar pela integridade e fidedignidade das informações emitidas em nome da instituição. Isso porque a documentação ultrapassa os registros da escola, ela certifica a etapa final da vida escolar do estudante e possibilita a continuidade dos estudos em outras escolas, universidades, países, cursos ou mesmo para inseri-lo no mercado de trabalho.

 

Todas essas tarefas se tornam realizáveis quando se tem o apoio da instituição, bem como quando os problemas são compartilhados e resolvidos no momento em que acontecem. Além disso, ainda que situações difíceis ocorram mesmo com amparo legal e institucional, as soluções deixam de ser complicadas se estivermos organizados.

 

A parceria com demais instituições, supervisores de ensino, dirigentes e colegas de profissão, permite definir e utilizar as melhores práticas. Portanto, estejam sempre abertos e disponíveis a receber sugestões e a ajudar, pois, para o futuro, já se definiu uma escola de competências e de saberes necessários ao dia a dia escolar, e a secretaria não ficará de fora.

 

Marilene G.G. Bertassi é Secretária Geral do Colégio Bandeirantes e foi palestrante no Curso: A Secretaria Escolar Contemporânea.