Gestão Educacional 21 | humus

ARTIGOS

Gestão Educacional

A Secretaria Escolar Contemporânea

Essencial para o bom funcionamento da secretaria escolar, o secretário transformou-se também em um profissional que tem como compromisso gerir uma das áreas mais complexas de uma escola, sendo responsável por organizar os registros da instituição e manter a integridade desses documentos. Somada a isso está a contínua busca por inovações e atualizações para o setor em que atua e para o cargo que exerce.

Nesse contexto, o gestor escolar, além das múltiplas tarefas que executa, deverá desenvolver a concentração e o entendimento de um conjunto de normas, leis, pareceres, decretos e etc., com o objetivo de esclarecer os questionamentos da comunidade escolar, sugerindo ações que possam levar às melhores soluções com base na legislação vigente, no Regimento Escolar e na Proposta Pedagógica.

Considerando a evolução da profissão, as novas demandas da área e as inúmeras tarefas de responsabilidade da secretaria escolar, podemos considerar as seguintes atividades de rotina:

  • Cumprir as regras e procedimentos estabelecidos pela instituição.

  • Manter a integridade do arquivo ativo e inativo dos estudantes, facilitando o acesso rápido e preciso de informações.

  • Comprometer-se com a manutenção e atualização dos dados cadastrais dos alunos e de seus responsáveis.

  • Oferecer aos órgãos públicos, estaduais e federais, as informações cadastrais, prezando pela integridade e veracidade desse conteúdo.

  • Organizar os processos de aproveitamento de estudos por meio de Equivalência, Classificação ou Reclassificação de estudantes.

  • Ter conhecimento dos diversos sistemas e ferramentas digitais com os quais é preciso lidar diariamente e sugerir atualizações para que funcionem e se adaptem às necessidades e à realidade da instituição na qual trabalha.

  • Compartilhar informações com os seus parceiros de setor, estabelecidas pela legislação vigente ou pela instituição, com o objetivo de melhorar a comunicação e alinhar os procedimentos, oferecendo os esclarecimentos necessários para a resolução de situações que demandam respostas concretas e objetivas.

  • Registrar as situações que surgirem e disponibilizar as soluções definidas mantendo o registro das decisões ao alcance da equipe da secretaria.

  • Organizar o espaço físico da secretaria de maneira que seja possível localizar e consultar as informações sobre a vida escolar e os registros cadastrais dos alunos com rapidez, mantendo sigilo e discrição no manuseio e divulgação desses dados.

  • Procurar tornar o ambiente de trabalho na secretaria agradável, organizado e solidário, auxiliando outros setores quanto ao esclarecimento de dúvidas e oferecendo informações educacionais claras e objetivas.

 

Além do cumprimento de todas as rotinas, o gestor escolar deverá possuir habilidades para o atendimento aos pais, alunos e professores, estando disposto a auxiliá-los no que for necessário. Ele tem o compromisso de conferir os documentos legais e dados escolares impressos nos certificados, históricos, declarações e diversos documentos emitidos pela secretaria, pois, além de assiná-los juntamente com o diretor, é a pessoa de sua confiança e, como tal, deve zelar pela integridade e fidedignidade das informações emitidas em nome da instituição. Isso porque a documentação ultrapassa os registros da escola, ela certifica a etapa final da vida escolar do estudante e possibilita a continuidade dos estudos em outras escolas, universidades, países, cursos ou mesmo para inseri-lo no mercado de trabalho.

 

Todas essas tarefas se tornam realizáveis quando se tem o apoio da instituição, bem como quando os problemas são compartilhados e resolvidos no momento em que acontecem. Além disso, ainda que situações difíceis ocorram mesmo com amparo legal e institucional, as soluções deixam de ser complicadas se estivermos organizados.

 

A parceria com demais instituições, supervisores de ensino, dirigentes e colegas de profissão, permite definir e utilizar as melhores práticas. Portanto, estejam sempre abertos e disponíveis a receber sugestões e a ajudar, pois, para o futuro, já se definiu uma escola de competências e de saberes necessários ao dia a dia escolar, e a secretaria não ficará de fora.

 

Marilene G.G. Bertassi é Secretária Geral do Colégio Bandeirantes e foi palestrante no Curso: A Secretaria Escolar Contemporânea.