O(a) Secretário(a) Acadêmico(a), hoje, sem fazer qualquer distinção quanto a natureza jurídica ou porte da Instituição de Ensino,  deve estar preparado para tomar decisões de planejar, organizar, dirigir e controlar, e até mesmo para as decisões sobre as prioridades da alocação de recursos, principalmente em tempos difíceis. Para isso, é relevante que ocorram ações adequadas à realidade institucional no sentido de estruturar os processos e serviços de controle e registro acadêmico, o que, por si só, poderá garantir a eficiência de suas execuções e resultados.

 

Desse modo, fica evidente que o Gestor(a) da Secretaria Acadêmica é o(a) responsável pela concretização de ações próprias da sua área de atuação que são significantes para alcançar os objetivos definidos pela Instituição de Ensino. Ou seja, para o desenvolvimento dos trabalhos da Secretaria Acadêmica pressupõe-se a existência de critérios de planejamento e gestão.

 

O principal desafio da Secretaria Acadêmica é, então, estruturar os processos e serviços de controle e registro acadêmico para garantir resultados com eficiência ou até mesmo para o constante aprimoramento da qualidade. Contudo, é importante que a Instituição de Ensino reconheça a necessidade de investir em recursos materiais, de tecnologia, do capital humano, entre outros. Como estratégia, o(a) Secretário(a) Acadêmico(a) deverá trabalhar com todos os elementos que estiverem ao alcance para permitir soluções sistemáticas e continuadas. Também é importante que a Instituição tenha um Plano de Trabalho para a Secretaria Acadêmica, elaborado a partir do resultado da avaliação das condições de funcionamento desse setor, e que possa ser concretizado através de projetos com ações bem definidas além do efetivo acompanhamento e gerenciamento de cada etapa de implementação.

 

O planejamento para a Secretaria Acadêmica é realizado a partir da organização de todos os processos relacionados às rotinas acadêmicas. Inicialmente é necessário obter o desenho dessa organização com as principais funções e tarefas bem como os seus desdobramentos. Em seguida, é fundamental a análise dos processos com a descrição detalhada de cada uma das atividades. Isso significa que ao realizar o planejamento se estabelece o caminho para alcançar de maneira efetiva os objetivos propostos. Enfim, nessa perspectiva o planejamento constitui para a Secretaria Acadêmica uma ferramenta poderosa.

 

O que se espera com a ação de planejar é o desenvolvimento dos processos da melhor maneira possível. Contudo, para as ações da gestão é essencial que o(a) Secretário(a) Acadêmico(a) tenha o domínio de todos os elementos que interagem diretamente nas rotinas, e não somente aqueles relacionados aos documentos normativos externos ou internos da Instituição. Isso remete o olhar na busca de condições mais favoráveis aos serviços da Secretaria Acadêmica, adotando novas praticas como, por exemplo, determinar os fatores críticos de sucesso. Ao fazer esse exercício, os pontos principais para se atingir os objetivos serão destacados, o que abre inclusive a possibilidade para que sejam bem planejados e executados.

 

No planejamento e organização de cada processo, o(a) Gestor(a) da Secretaria Acadêmica deverá reunir um conjunto de habilidades para executar os trabalhos. Portanto, é desejável que se aproprie de conhecimentos para lidar com recursos de tecnologia da informação e comunicação, além dos meios e técnicas de gestão. Outro ponto importante, torna-se cada vez mais essencial que o(a) Gestor(a) tenha desenvolvido a capacidade da visão sistêmica para enxergar a Instituição no seu todo, podendo, assim, compreender e contribuir para o funcionamento principalmente naquilo em que os processos da Secretaria Acadêmica se integram.

 

Além disso, a adoção na Secretaria Acadêmica de um sistema de organização bem estruturado e planejado ajudará a harmonizar os trabalhos com ações que podem garantir o bom relacionamento e a comunicação eficiente com equipe de colaboradores, bem como a interação com outros setores da Instituição.

 

Com essa visão, para o trabalho da Secretaria Acadêmica a partir do planejamento sistemático elaborado, com a definição clara e organizada dos processos, além da gestão qualificada será possível garantir expressivo reconhecimento de diferenciais da Instituição. Desta forma, pode-se concluir que uma estrutura adequada, de fato, é fator preponderante para o equilíbrio e sucesso da vida acadêmica e administrativa, o que exige das Instituições de Ensino a constante atenção.

 

Luis Artur Rosatti é Gestor dos serviços de controle e registro acadêmico em IES e foi palestrante no Seminário: Os Desafios e Estratégias da Secretaria Acadêmica.