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Gestão de custos em tempos de crise: o desafio de fazer mais com menos

A crise econômica vivenciada nos últimos anos traz consequências diretas na gestão educacional, uma vez que atendemos um público atingido diretamente pela perda de poder aquisitivo, desemprego, endividamento, dentre outros. Com pais e alunos atentos a cada real comprometido nos gastos com educação, a instituição não pode simplesmente repassar aos seus preços o custo da atividade educacional. É necessário cuidar atentamente do orçamento de sua operação, ou seja, realizar receitas e gerir suas despesas, para garantir uma instituição de qualidade e sólida.

Vamos tratar aqui da gestão de custos. O desafio é fazer mais com menos. Isto mesmo, gastar menos e melhorar a qualidade do trabalho acadêmico e das atividades educacionais como um todo.

Nas organizações em geral há sempre espaço para otimizar processos e reduzir custos. Isto não é diferente no ambiente educacional. É necessário um olhar crítico sobre os processos, rever procedimentos, simplificar as rotinas. Este cuidado com a operação nos ajuda a identificar aquilo que se faz e não é mais necessário, podendo ser suprimido ou substituído por um procedimento simplificado e menos oneroso.

A qualidade de uma atividade não necessariamente está relacionada a gastar mais. Com os avanços tecnológicos dos últimos anos e as novas metodologias de ensino, é possível valer-se de recursos que suprimem tarefas manuais e que otimizam processos reduzindo o seu custo. Evidente que para se dar um salto de qualidade, em algum momento, é necessário investimento.

Com o acesso globalizado a serviços e produtos, itens com preços elevados vêm sofrendo reduções antes inimagináveis. Os serviços educacionais são exemplo disto, uma vez que o seu valor cobrado hoje, em termos reais, já foi maior no passado. Isto se aplica a muitos produtos e serviços consumidos na escola.

Ao gestor educacional, compete o domínio da atividade de ensino e sua articulação com os recursos que facilitam e melhoram o processo de ensino a um custo acessível ao seu público-alvo. Ignorar essa realidade é atuar num mundo que não existe mais. Não temos mais espaço para isto.

A ação do gestor começa pelo conhecimento das informações de suas despesas para que possa separar por relevância os gastos realizados. O que recomendamos é a separação em três blocos: despesas principais (representam 60% da despesa total), despesas gerais (representam outros 30% das despesas) e despesas complementares ou eventuais (respondem pelos 10% finais do total das despesas).

No primeiro bloco aparecem os gastos relacionados com pessoal, encargos e benefícios trabalhistas, despesas com materiais e insumos necessários à atividade educacional e ao meio escolar, além dos gastos com os principais serviços (luz, água, internet/telefone).

No segundo bloco consta um conjunto de despesas secundárias, mas não menos importantes no orçamento educacional, tais como gastos com viagens, transporte, refeições, outros serviços, aluguéis, publicidade e propaganda, manutenção patrimonial e de equipamentos, provisões e depreciação.

No último bloco aparecem as despesas eventuais ou gastos de pequeno valor, tais como fretes, seguros, despesas com cartório, feiras e congressos, indenizações e contingências judiciais, auditoria, custos com cobrança, dentre outros.

Vejam que para cada uma dessas despesas cabe uma intervenção específica e na medida certa da necessidade de cada organização. Ou seja, não existe uma prescrição de medidas que se aplique em geral às organizações quando se fala na gestão de custos, mas cabe ao gestor de cada instituição encontrar com lupa os espaços que tem para atuar e auferir resultados financeiros concretos, sem que sua ação cause perturbação no andamento das atividades educacionais.

Por vezes, a redução de custos provoca desgastes e causa stress, mas é importante minimizar, com prudência e habilidade, os efeitos negativos de tais ações.

Esse é um trabalho constante e presente nas organizações em geral. O gestor educacional não deve se constranger em tomar decisões para reduzir custos, ao contrário, é uma tarefa importante que visa um bem comum, o da qualidade do seu projeto educacional acessível à comunidade que atende. Em última análise, isto faz parte das ações para bem atender o aluno e tornar sua instituição mais competitiva.

E por fim, é de se mencionar que, muitas vezes, um olhar externo, de um especialista da área, pode ajudar o gestor a enxergar o que precisa ser feito, como e onde, ou a firmar sua convicção antes de tomar decisões difíceis.

Seja lá de que forma lhe parecer melhor agir nessa situação, o importante é não adiar, mas fazer hoje o que precisa ser feito na gestão de custos. O preço da demora em agir pode ser elevado. Pode custar a sobrevivência a longo prazo da organização ou a perda de espaço num mercado cada vez mais disputado e exigente.

Prof. Dr. Sergio Marcus Nogueira Tavares é Consultor Associado da HUMUS, e será palestrante na II Jornada de Gestão dos Custos Educacionais e no Workshop 1: Ações para operação, a um custo mínimo, com qualidade educacional.